Как сформулировать техническое задание на аренду офиса, которое исключит неподходящие варианты на старте

Без конкретных ответов любое ТЗ — гадание. А гадания на рынке, где 88% нового строительства выходит без отделки, стоят дорого.

Вот минимум вопросов для фиксации в ТЗ:

• Текущая численность персонала и плановая через 2-5 лет;
• Open space или коридорно-кабинетная система;
• Статичные места или hot desking;
• Пиковая загрузка переговорных (с 10 до 13);
• Требования к СКУД и пропускному режиму;
• Нужен ли паркинг, если да, то на сколько машино-мест;
• Количество серверных стоек и входная мощность.

2.1. Метры

1000 «общих» кв. м — это вовсе не 1000 «полезных». Коэффициент полезного использования в БЦ — 70–85%. Норматив: 6–8 кв. м на человека при кабинетной системе, и 4–6 кв. м при open space.

2.2. Переговорный фонд

Стандарт для активных продаж — 1 переговорная на 15–20 сотрудников, для внутренних совещаний — на 10–15. Укажите вместимость каждой комнаты.

2.3. IT-инфраструктура

В ТЗ пропишите: входную мощность (0,8–1,2 кВт/кв. м), резервное питание, возможность подключения нескольких провайдеров. К слову, до сих пор не во всех БЦ Москвы есть технические этажи.

2.4. Корпоративная репрезентативность

Для имиджа важны фасад, высокие потолки, паркинг, презентабельные просторные переговорные. Но есть дилемма: OPEX в классе А вдвое выше, чем в В+. Не всегда высший класс означает практичность. И важно помнить, что сейчас 91% нового строительства офисов в Москве относится именно к классу А+.

По нашим данным, лишь 30% нового строительства 2025–2026 годов приходится на привычные деловые районы: Павелецкий (128 тыс. кв. м), Белорусский (112 тыс.), Сколково (103 тыс.), Центральный (76 тыс.), Ленинградский (33 тыс.), Кутузовский (31 тыс.).

Вне этих районов за два года введут 798 тыс. кв. м, больше всего (458 тыс. кв. м) в «Большом Сити».

Главный драйвер — программа МПТ. В 2026–2027 годах 924 тыс. кв. м (49% от всего объёма в развивающихся локациях) построят именно по ней. К 2029 году в девяти округах появится более 30 деловых центров.

Как это учесть при формулировании технического задания? Не зацикливайтесь на сформированных центрах. Включайте в требование проверку транспортной доступности (МЦД, БКЛ) и кадрового потенциала района. Офис в развивающейся локации даст более выгодную ставку аренды, но только если сотрудникам удобно добираться.

ТЗ — это система фильтров. И чем больше обязательных параметров вы зададите на старте, тем меньше будет безрезультатных показов. Вот рекомендованный чек-лист для исполнителя:

1. Грузовой лифт и ширина проёмов от 120 см (для мебели и серверов);
2. Тип вентиляции: приточно-вытяжная с охлаждением (сплиты не справляются при плотности >6 кв. м/чел.);
3. Отдельный вход для IT-подрядчиков (чтобы не тащить серверы через ресепшн);
4. Юридическая чистота: свидетельство о собственности, отсутствие обременений;
5. Возможность перепланировки (не несущие стены);
6. Техпомещение под серверную с дополнительным охлаждением.

И добавьте предельный OPEX. Средневзвешенный OPEX для класса Prime/А — 11,5 тыс. руб./кв. м в год, для В+ — 6,9 тыс. Рост сохраняется из-за пересмотра кадастра, кадрового дефицита и удорожания материалов. Этот лимит должен быть в документе.

Переезд офиса в Москве начинается задолго до договора. Пошаговый алгоритм:

1. Аудит текущего офиса. Сравните фактические затраты (аренда + OPEX) с рыночными. При продлении ставки могут вырасти на 15-20% — иногда переезд становится необходимостью.
2. «Паспорт этажности». Для каждого этажа узнайте нагрузку на плиты, высоту потолков, расположение стояков.
3. Бюджет с разделением CAPEX/OPEX. Учтите, что доля площадей под аренду в новом строительстве на 2026–2030 годы — всего 17% (на 26 п.п. ниже, чем в 2020–2025). Если планируете только аренду офиса, воронка сужается. Рассмотрите альтернативы: покупку с последующей сдачей избытка или долгосрочную аренду с опционом выкупа.
4. Выезд на замеры с инженером, а не только с дизайнером. Инженер проверит реальные мощности и вентиляцию — дизайнер покажет лишь расстановку столов.

Даже идеальное ТЗ спотыкается о рыночную реальность. Три частые ошибки и способы их предотвратить.

Техзадание на аренду — это стратегия, определяющая сроки и бюджет переезда. При рекордном вводе (661 тыс. кв. м в 2025 году) и сдвиге в сторону продажи и Shell&Core надеяться без конкретики никуда.

Чем точнее вы сформулируете требования на старте, тем быстрее найдёте подходящий офис и тем меньше будет разочарований.

Правильный офис — это тот, куда сотрудники приходят с удовольствием. Начните с ТЗ и привлекайте экспертов, знающих рынок изнутри.